1.1 Componentes de la pantalla de Excel
Excel es un
programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números
organizados en una cuadrícula.
Es útil para
realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios.
Una
vez inicia Excel, aparece el libro de cálculo Book1 con las herramientas
necesarias para poder comenzar a trabajar.
Cinta de opciones o “Ribbon”
Las fichas o pestañas
de la Cinta de opciones muestran los comandos más importantes para
cada una de las áreas de tareas en las aplicaciones. Por ejemplo, en MS Excel
2010, la pestañas agrupan los comandos de actividades, tales como: insertar
objetos (imágenes y tablas), crear diseños de página, trabajar con fórmulas,
datos y revisar.
La
pestaña Home (Inicio) proporciona un acceso fácil a los comandos de uso
más frecuentes.
1.2 Entrar datos en una
hoja de trabajo
En cada una
de las celdas que componen la hoja de trabajo se puede entrar texto, números y
fórmulas. Simplemente haga clic en la celda donde va a entrar los datos, la
celda será seleccionada y podrá comenzar a escribir. Observe que tanto en la
celda activa como en la barra de fórmulas aparece lo que escribe.
Desplazamiento por la hoja
de cálculo
Una hoja de cálculo en Excel
consta de 16,384 columnas y 1,048,576 filas. La ventana sólo despliega una
parte de la hoja de cálculo por lo que es importante conocer cómo desplazarse
o moverse a través de ella. Movimiento
|
Teclado
|
Celda abajo
|
↓
|
Celda arriba
|
↑
|
Celda derecha
|
→
|
Celda izquierda
|
←
|
Pantalla abajo
|
[Av Pag] [Page Up]
|
Pantalla arriba
|
[Re Pag]
[Page Down]
|
Celda A1
|
[Ctrl] + [Inicio]
[Ctrl+Home]
|
. Entrar texto
En Excel, cualquier grupo de
caracteres que contenga letra, guión o espacio se considera texto. Cuando entra
texto en una celda, Excel alinea el mismo al lado izquierdo de la celda y si
excede el ancho de la celda, el sobrante de los caracteres se despliega en las
celdas de la derecha mientras estas otras celdas no tengan contenido.Entrar
números
En Excel, un número puede
contener solo los siguientes caracteres: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) . $ % E e
Si una celda
contiene cualquier otro caracter, incluyendo espacios, Excel lo considera como
texto. Cuando asigna cantidades numéricas a una celda, los caracteres quedan
alineados a la derecha de la celda. Ocurre lo opuesto a cuando insertamos
texto.
Entrar fórmulas usando operaciones aritméticas
1. Seleccione la celda donde creará la fórmula. En este
lugar será donde obtendrá el resultado de la misma (Ejemplo: celda E3).
2. Escriba el signo de igual ( = ) para iniciar el
desarrollo de una fórmula. En este caso multiplicaremos Costo por unidad (celda
C3) por la Cantidad (celda D3) para calcular el Costo estimado.
3. Seleccione las celdas y los operadores aritméticos (^
% * / + -) correspondientes que compondrán la fórmula.
En este caso, seleccione la
celda C3, escriba el símbolo de asterisco (*) y luego seleccione la celda D3.
4. Oprima [ENTER] para aceptar el cambio. Podrá
observar que el resultado de la multiplicación de la celda C3 y D3 se
observa en la celda donde creamos la fórmula, celda D3. La fórmula se
visualizará en la Barra de fórmulas de la siguiente manera:
§ 1.3 Entrar
fórmulas usando funciones
Una fórmula puede incluir una
función o tarea computacional predeterminada. Las fórmulas están divididas por
varias categorías. Las mismas se pueden acceder desde la pestaña Formulas,
en el grupo Function Library.
Para utilizar una fórmula de
sumatoria:
1. Seleccione la celda que contendrá la fórmula. En esta
celda es donde se mostrará el resultado.
En este caso, deseamos obtener el total de la columna de Costo
por Unidad, por lo que seleccionaremos la celda C10.
2. En la pestaña Formulas, haga
clic en la categoría AutoSum del grupo Function Library y
seleccione la función AutoSum.
3. Podrá observar que al activar esta
función, Excel automáticamente desarrolla la fórmula y la presenta en la celda
para su aceptación o rechazo, marcando con líneas entrecortadas el grupo de
celdas que sumará.
4. Si el grupo de celdas que se desean
sumar está correcto, oprima la tecla de [ENTER], de lo contrario, deberá
seleccionar el grupo de celdas que desea sumar y posteriormente oprima la tecla
de [ENTER] para aceptar el cambio.
5. Si activamos nuevamente la celda C10,
observaremos en la barra de fórmulas aparecerá =SUM(C3:C8). Esta fórmula
indica que se va a efectuar una suma de los valores que se encuentran en las
celdas de la C3 hasta la celda C8.
El copiar
fórmulas permite reutilizar las que ya se han generado. Las fórmulas
repetitivas sólo se crean una vez y se copian a las celdas que sean necesarias.
Se recomienda utilizar la opción Fill Handle (Autorelleno) de la celda
que contiene la fórmula y arrastrar a las que la necesiten.
En este ejemplo,
copiaremos la fórmula de Costo estimado de la celda D3 a la celda
D8. Para esto:
1. Haga clic en la celda que tiene la
fórmula (Ejemplo: D3).
2. Haga clic en el Fill Handle de
la celda y arrastre hasta la celda D8.
Observará que se copió la fórmula en todas las
celdas donde arrastró el Fill Handle y automáticamente Excel llevó a
cabo los cálculos correspondientes, facilitándonos el proceso
