UNIDAD I: TRATAMIENTOS DE DATOS CUANTITATIVOS EN EXCEL. EQUIPO# 1, 2, 3 Y 4

1.1  Componentes de la pantalla de Excel 

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula.

Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios.

Una vez inicia Excel, aparece el libro de cálculo Book1 con las herramientas necesarias para poder comenzar a trabajar.

Cinta de opciones o “Ribbon”

Las fichas o pestañas de la Cinta de opciones muestran los comandos más importantes para cada una de las áreas de tareas en las aplicaciones. Por ejemplo, en MS Excel 2010, la pestañas agrupan los comandos de actividades, tales como: insertar objetos (imágenes y tablas), crear diseños de página, trabajar con fórmulas, datos y revisar.

La pestaña Home (Inicio) proporciona un acceso fácil a los comandos de uso más frecuentes.

1.2 Entrar datos en una hoja de trabajo

En cada una de las celdas que componen la hoja de trabajo se puede entrar texto, números y fórmulas. Simplemente haga clic en la celda donde va a entrar los datos, la celda será seleccionada y podrá comenzar a escribir. Observe que tanto en la celda activa como en la barra de fórmulas aparece lo que escribe.

Desplazamiento por la hoja de cálculo

Una hoja de cálculo en Excel consta de 16,384 columnas y 1,048,576 filas. La ventana sólo despliega una parte de la hoja de cálculo por lo que es importante conocer cómo desplazarse o moverse a través de ella. Movimiento	Teclado
Celda abajo	↓
Celda arriba	↑
Celda derecha	→
Celda izquierda	←
Pantalla abajo	[Av Pag] [Page Up]
Pantalla arriba	[Re Pag] [Page Down]
Celda A1	[Ctrl] + [Inicio] [Ctrl+Home]

. Entrar texto

En Excel, cualquier grupo de caracteres que contenga letra, guión o espacio se considera texto. Cuando entra texto en una celda, Excel alinea el mismo al lado izquierdo de la celda y si excede el ancho de la celda, el sobrante de los caracteres se despliega en las celdas de la derecha mientras estas otras celdas no tengan contenido.Entrar números

En Excel, un número puede contener solo los siguientes caracteres: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) . $ % E e

Si una celda contiene cualquier otro caracter, incluyendo espacios, Excel lo considera como texto. Cuando asigna cantidades numéricas a una celda, los caracteres quedan alineados a la derecha de la celda. Ocurre lo opuesto a cuando insertamos texto.

Entrar fórmulas usando operaciones aritméticas

1. Seleccione la celda donde creará la fórmula. En este lugar será donde obtendrá el resultado de la misma (Ejemplo: celda E3).

2. Escriba el signo de igual ( = ) para iniciar el desarrollo de una fórmula. En este caso multiplicaremos Costo por unidad (celda C3) por la Cantidad (celda D3) para calcular el Costo estimado.

3. Seleccione las celdas y los operadores aritméticos (^ % * / + -) correspondientes que compondrán la fórmula.

En este caso, seleccione la celda C3, escriba el símbolo de asterisco (*) y luego seleccione la celda D3.

4. Oprima [ENTER] para aceptar el cambio. Podrá observar que el resultado de la multiplicación de la celda C3 y D3 se observa en la celda donde creamos la fórmula, celda D3. La fórmula se visualizará en la Barra de fórmulas de la siguiente manera:

§ 1.3 Entrar fórmulas usando funciones 

Una fórmula puede incluir una función o tarea computacional predeterminada. Las fórmulas están divididas por varias categorías. Las mismas se pueden acceder desde la pestaña Formulas, en el grupo Function Library.

Para utilizar una fórmula de sumatoria:

1. Seleccione la celda que contendrá la fórmula. En esta celda es donde se mostrará el resultado.

En este caso, deseamos obtener el total de la columna de Costo por Unidad, por lo que seleccionaremos la celda C10.

2. En la pestaña Formulas, haga clic en la categoría AutoSum del grupo Function Library y seleccione la función AutoSum.

3. Podrá observar que al activar esta función, Excel automáticamente desarrolla la fórmula y la presenta en la celda para su aceptación o rechazo, marcando con líneas entrecortadas el grupo de celdas que sumará.

4. Si el grupo de celdas que se desean sumar está correcto, oprima la tecla de [ENTER], de lo contrario, deberá seleccionar el grupo de celdas que desea sumar y posteriormente oprima la tecla de [ENTER] para aceptar el cambio.

5. Si activamos nuevamente la celda C10, observaremos en la barra de fórmulas aparecerá =SUM(C3:C8). Esta fórmula indica que se va a efectuar una suma de los valores que se encuentran en las celdas de la C3 hasta la celda C8.

 § Copiar formulas

El copiar fórmulas permite reutilizar las que ya se han generado. Las fórmulas repetitivas sólo se crean una vez y se copian a las celdas que sean necesarias. Se recomienda utilizar la opción Fill Handle (Autorelleno) de la celda que contiene la fórmula y arrastrar a las que la necesiten.

En este ejemplo, copiaremos la fórmula de Costo estimado de la celda D3 a la celda D8. Para esto:

1. Haga clic en la celda que tiene la fórmula (Ejemplo: D3).

2. Haga clic en el Fill Handle de la celda y arrastre hasta la celda D8.

Observará que se copió la fórmula en todas las celdas donde arrastró el Fill Handle y automáticamente Excel llevó a cabo los cálculos correspondientes, facilitándonos el proceso

LECTURA DE POEMAS CARLOS  PELLICER

1.4 Creación de gráficas

Antes de crear una gráfica debemos planificar, identificar qué queremos representar en ella y cómo queremos que luzca. En este caso, crearemos una gráfica de columna 3D para representar el costo estimado por tipo de gasto.

Para esto:

1. Seleccione el área o los datos que utilizará para crear la gráfica. Recuerde, si los datos no están adyacentes, utilice la tecla [Ctrl] para seleccionarlos.

2. Haga clic en la pestaña Insert, y del grupo Chart, haga clic en el estilo de gráfica que desea crear con los datos que seleccionó en el Paso

Al seleccionar la gráfica, aparecerá una nueva pestaña en la cinta de opciones, titulada Chart Tools. Ésta contiene una serie de funciones que puede aplicarle a la gráfica seleccionada.

 Deseño: Permite cambiar el tipo de gráfica, cambiar el grupo de datos de la gráfica, cambiar la estructura y hasta el estilo de la gráfica.

 Layout: Permite añadir título, leyenda o describir cada componente de la gráfica.

 Formato: Permite aplicar formato personalizado a cada ítem dentro de la tabla. Como por ejemplo, cambiar el color de una sola columna (con doble clic se selecciona la columna deseada).